Los asistentes de inteligencia artificial como ChatGPT pueden ahorrarte horas en redacción, resúmenes, organización y análisis. Pero la calidad del resultado depende mucho de cómo escribes la instrucción. Un prompt vago produce una respuesta genérica; uno bien planteado produce un borrador casi listo para usar.
En esta guía tienes una fórmula para escribir buenos prompts, 25 ejemplos para tareas de oficina, consejos para mejorar las respuestas, errores comunes y recomendaciones de seguridad para usar IA en el trabajo.
Cómo piensa (y cómo no) un asistente de IA
Un asistente de este tipo genera texto a partir de lo que le pides y del contexto que le das. No “sabe” tu empresa, tu cliente ni tu situación a menos que se lo cuentes. Tampoco verifica hechos por sí mismo: puede escribir con total seguridad algo incorrecto. De ahí dos reglas básicas:
- Cuanto más contexto útil le des, mejor responderá.
- Tú eres quien revisa y decide. La IA acelera el borrador; la responsabilidad del resultado es tuya.
Fórmula para un buen prompt
Incluye estos cinco elementos:
- Rol: “Actúa como un experto en recursos humanos.”
- Tarea: qué quieres que haga, con un verbo claro (redacta, resume, compara, ordena).
- Contexto: datos relevantes (quién es el destinatario, qué ha pasado, qué restricciones hay).
- Formato: lista, tabla, correo, extensión máxima.
- Restricciones: tono, longitud, qué evitar.
Ejemplo:
Actúa como asistente administrativo. Redacta un correo de 100 palabras a un proveedor para pedirle una prórroga de 5 días en el pago de la factura 123. Tono cordial y profesional. No menciones problemas de liquidez.
Compara con “escribe un correo a un proveedor”: la primera versión te da algo utilizable; la segunda, algo genérico.
Prompts para comunicación
- “Redacta un correo formal para [objetivo]. Tono [cordial/directo]. Máximo [X] palabras.”
- “Mejora la redacción de este texto manteniendo el significado: [texto].”
- “Resume este correo en 3 viñetas y sugiere una respuesta breve: [texto].”
- “Escribe 3 versiones de un mensaje de agradecimiento a un cliente: formal, cálida y breve.”
- “Traduce al inglés este correo manteniendo un tono profesional: [texto].”
Consejo: para correos delicados (quejas, malas noticias, negociaciones), pide varias versiones y elige la que mejor suene a ti. Y siempre léelo en voz alta antes de enviarlo.
Prompts para reuniones y organización
- “Convierte estas notas en un acta de reunión con acuerdos, responsables y fechas: [notas].”
- “Crea una agenda de 45 minutos para una reunión sobre [tema] con 5 participantes.”
- “Ordena estas tareas por prioridad con la matriz de Eisenhower: [lista].”
- “Planifica mi semana: estas son mis tareas [lista] y mis reuniones [lista].”
- “Propón una lista de preguntas para una reunión de seguimiento con mi equipo.”
Para el punto 8 puedes profundizar con nuestra guía de la matriz de Eisenhower, y para ejecutar el plan de la semana, la técnica pomodoro.
Prompts para análisis y documentos
- “Resume este documento en 5 puntos clave y 3 riesgos: [texto].”
- “Explícame [concepto] como si fuera nuevo en el tema, con un ejemplo.”
- “Compara [opción A] y [opción B] en una tabla con ventajas, desventajas y costos.”
- “Crea un esquema para un informe sobre [tema] con apartados y objetivos de cada uno.”
- “Detecta posibles inconsistencias o preguntas sin responder en este texto: [texto].”
Prompts para Excel y datos
- “Explícame esta fórmula de Excel paso a paso: [fórmula].”
- “Dame una fórmula de Excel que [objetivo]. Mis datos están en A2:C100.”
- “Sugiere 5 formas de resumir esta tabla con una tabla dinámica: columnas [lista].”
- “Convierte esta lista de nombres ‘Apellido, Nombre’ en ‘Nombre Apellido’ con una fórmula.”
Si quieres entender lo que la IA te devuelve, repasa las fórmulas de Excel más usadas y las tablas dinámicas. Comprobar siempre la fórmula con unos casos conocidos evita errores de cálculo.
Prompts para carrera
- “Hazme 10 preguntas de entrevista para el puesto de [puesto] y evalúa mis respuestas.”
- “Revisa este perfil profesional y propón una versión más clara de 3 líneas: [texto].”
- “Redacta una carta de presentación para el puesto [puesto] usando estos datos: [datos].”
- “Crea un plan de aprendizaje de 4 semanas para [habilidad], con 30 minutos al día.”
Para usarlo con tu candidatura, mira cómo usar ChatGPT para hacer tu currículum, las preguntas de entrevista de trabajo y las plantillas de carta de presentación.
Prompts para marketing y ventas
- “Escribe 5 asuntos de correo para una campaña de [producto] dirigida a [público].”
- “Redacta una respuesta cordial a esta queja de un cliente: [texto].”
Técnicas para mejorar tus resultados
Pide por pasos
Para tareas complejas, divide la petición: primero pide un esquema, luego desarrolla cada apartado. Obtendrás mejor calidad y más control.
Da ejemplos del estilo que quieres
“Escribe en un tono similar a este ejemplo: [texto]” ayuda a que el resultado suene a ti.
Pide que pregunte
“Antes de responder, hazme las preguntas que necesites para hacerlo bien” convierte la herramienta en un entrevistador y mejora la precisión.
Pide alternativas
“Dame 3 versiones con tonos distintos” te da opciones para comparar.
Pide un formato concreto
Tabla, lista con viñetas, texto de 150 palabras, correo con asunto. Un formato claro ahorra reescribir.
Itera
La primera respuesta rara vez es la mejor. Pide ajustes concretos: “más corto”, “menos formal”, “añade un ejemplo del sector retail”.
Errores comunes al usar IA en el trabajo
| Error | Consecuencia | Qué hacer |
|---|---|---|
| Prompts vagos | Respuestas genéricas | Añade rol, contexto y formato |
| Copiar y pegar sin revisar | Errores, datos inventados o tono inadecuado | Revisa siempre y adapta |
| Confiar en cifras o citas | Datos falsos | Verifica en fuentes originales |
| Pegar información confidencial | Riesgo de seguridad y de incumplimiento | Anonimiza o evita datos sensibles |
| Pedir demasiado a la vez | Respuestas dispersas | Divide en pasos |
| No decir para quién es el texto | Tono equivocado | Indica destinatario y objetivo |
Seguridad y buen uso
- No pegues información confidencial: contratos, datos de clientes, datos personales, credenciales ni documentos internos sensibles, salvo que tu empresa lo permita y la herramienta lo garantice.
- Consulta la política de tu empresa sobre el uso de herramientas de IA.
- Anonimiza nombres y cifras cuando no sean necesarios.
- Revisa derechos y atribuciones si vas a publicar el contenido.
- Declara el uso de IA cuando tu empresa o el cliente lo requiera.
Cómo crear tu propia biblioteca de prompts
Cuando un prompt te funcione, guárdalo con variables entre corchetes, para reutilizarlo:
- Crea un documento o una nota con tus prompts por categoría (correos, reuniones, análisis).
- Escribe una línea explicando cuándo usar cada uno.
- Ajusta el prompt cada vez que lo uses para mejorar el resultado.
- Comparte los que funcionen con tu equipo.
Con el tiempo tendrás un conjunto de herramientas personalizadas que acelera tareas repetitivas.
Antes y después: cómo mejora un prompt
Ver la diferencia es la mejor forma de aprender. Estos son tres ejemplos de prompts mejorados.
Ejemplo 1: correo de seguimiento
Prompt flojo: “Escribe un correo de seguimiento.”
Prompt mejorado: “Actúa como ejecutivo de ventas. Escribe un correo de seguimiento de 80 palabras a un cliente al que enviamos una propuesta hace una semana y no ha respondido. Tono cordial, sin presionar. Incluye una pregunta que facilite responder y propón una llamada de 15 minutos.”
Ejemplo 2: resumen de reunión
Prompt flojo: “Resume estas notas.”
Prompt mejorado: “Resume estas notas de reunión en tres partes: decisiones tomadas, tareas con responsable y fecha, y puntos pendientes. Si falta un responsable o una fecha, indícalo con ‘sin asignar’. Notas: [texto].”
Ejemplo 3: explicación de un tema
Prompt flojo: “Explica qué es el flujo de caja.”
Prompt mejorado: “Explícame qué es el flujo de caja como si fuera dueño de una pequeña cafetería y no tuviera formación financiera. Usa un ejemplo con cifras sencillas y termina con tres errores comunes.”
La diferencia está en el rol, el contexto, el formato y el límite de extensión.
Prompts para pedir críticas, no solo textos
Una de las mejores aplicaciones de la IA es actuar como revisor. Algunos ejemplos:
- “Revisa este correo como si fueras el destinatario: ¿qué entiendes, qué dudas te quedan y qué tono percibes?”
- “Señala los tres puntos más débiles de esta propuesta y cómo podría reforzarlos.”
- “Busca supuestos no justificados en este razonamiento.”
- “Haz de abogado del diablo: ¿qué objeciones pondría un cliente escéptico a esta oferta?”
Pedir objeciones antes de enviar algo importante te ayuda a anticiparte y a mejorar la calidad.
Cuándo no usar IA
Hay situaciones en las que conviene ser prudente:
- Información confidencial o sensible, salvo que tu organización lo permita expresamente.
- Decisiones legales, médicas o financieras importantes, que requieren profesionales.
- Cifras, citas y datos específicos, que debes verificar en fuentes fiables.
- Comunicaciones muy personales o delicadas, que merecen tu propia voz.
- Evaluaciones de personas, donde pueden aparecer sesgos.
La IA es muy útil para borradores, ideas y estructura; la responsabilidad del contenido final es siempre de quien lo firma.
Cómo medir el ahorro de tiempo
Para comprobar si realmente te ayuda, haz una prueba de una semana:
- Elige tres tareas repetitivas (correos, resúmenes, informes).
- Anota cuánto tardas en hacerlas normalmente.
- Usa prompts guardados para cada una durante la semana.
- Mide el tiempo, incluyendo la revisión y las correcciones.
- Compara y quédate con lo que realmente ahorra tiempo sin bajar la calidad.
Es habitual que la IA ayude más en el primer borrador y en la organización de ideas, y menos en tareas que requieren conocimiento muy específico de tu empresa.
Conclusión
Un prompt claro con rol, contexto y formato mejora mucho los resultados. Copia tres prompts de esta lista, adáptalos a tu trabajo y revisa siempre lo que te devuelve la IA antes de usarlo. Usada con criterio, es un excelente asistente para ganar tiempo; el criterio, el conocimiento del contexto y la decisión final siguen siendo tuyos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un prompt?
Es la instrucción o pregunta que le das a una herramienta de inteligencia artificial para obtener una respuesta.
¿Cómo escribo un buen prompt?
Define el rol, la tarea, el contexto, el formato de salida y las restricciones. Cuanto más específico seas, mejores resultados obtendrás.
¿Puedo confiar en todo lo que dice ChatGPT?
No. Puede cometer errores o inventar datos. Revisa siempre la información importante antes de usarla.
¿Es seguro pegar datos de la empresa?
Evita introducir información confidencial, datos personales o contratos. Consulta la política de tu empresa sobre el uso de herramientas de IA.
¿Los prompts sirven igual en otras herramientas de IA?
En general sí. La estructura (rol, tarea, contexto, formato y restricciones) funciona con la mayoría de asistentes de IA, aunque cada uno puede responder con matices distintos.
¿Qué hago si la respuesta no me convence?
Itera: pide cambios concretos (más corto, otro tono, más ejemplos), aclara lo que faltaba en tu primera instrucción o divide la tarea en pasos más pequeños.